Key Performance Indicators, afgekort KPI, zijn de meetpunten die laten zien of je op koers ligt richting je doelen. Zie ze als het instrumentenpaneel van je organisatie. Ze vertalen strategie naar concrete signalen per team. Denk aan conversie per stap in de klantreis, doorlooptijd van een ticket, of omzet per segment. Gebruik bij voorkeur een mix van leading indicators (voorspellende signalen, zoals aantal gekwalificeerde afspraken) en lagging indicators (resultaatmetingen, zoals omzet en retentie).
Waarom Key Performance Indicators?
Zonder KPI stuur je op gevoel, met KPI stuur je op feiten. KPI geven focus, maken voortgang zichtbaar en versnellen besluiten. Teams bespreken dezelfde cijfers, herkennen knelpunten eerder en kunnen testen welke actie werkt. Dat geeft rust in de operatie en meer tempo in groei.
Hoe stel je Key Performance Indicators op?
Begin bij je doel en werk terug naar het gedrag dat het doel voorspelt. Kies per team een klein aantal kerncijfers. Definieer precies wat je meet, welke bron je gebruikt en wie eigenaar is. Leg ook vast wat goed, neutraal en actie vereist betekent. Maak het meetbaar in je CRM of een ander bronsysteem en test de definitie bij alle betrokkenen. Sluit af met een eenvoudige OKR cyclus (Objectives and Key Results) waarin je elk kwartaal doelen en resultaten afstemt.
Voorbeeld. Wil je nieuwe omzet verhogen, dan kan marketing sturen op gekwalificeerde leads MQL (Marketing Qualified Lead), sales op gesprekken met beslissers SQL (Sales Qualified Lead) en service op verlengingen retentie. Samen vormen zij een KPI boom die bijdraagt aan dezelfde North Star metric (overkoepelend hoofddoel).
Hoe manage je op Key Performance Indicators?
Maak ritme. Plan wekelijks een kort voortgangsmoment en maandelijks een verdieping. Kijk altijd naar trend, context en oorzaak. Is een KPI rood, kies één actiehouder, bepaal de eerstvolgende experimentstap en check de uitkomst in het volgende overleg. Gebruik dashboard notities voor besluiten, zodat kennis niet verdwijnt in losse mails. Verbind KPI aan enablement, dus training, playbooks en tooling, zodat verbetering ook echt landt. Wil je weten hoe je teams op lijn krijgt, lees dan ons artikel over alignment.
Welke apps gebruik je voor Key Performance Indicators?
De beste app is de plek waar je data ontstaat, aangevuld met een duidelijke laag voor rapportage.
HubSpot is de centrale basis voor veel B2B teams. Je beheert contacten, deals, tickets en campagnes in hetzelfde CRM en bouwt hierop rapportages en dashboards.
-
Google Looker Studio is handig voor marketing en verkeer uit verschillende databronnen.
-
Microsoft Power BI werkt goed voor organisatiebrede analyses en koppelingen met financiële data.
-
Google Sheets of Excel zijn perfect voor prototyping en snelle analyses.
-
Databox en Klipfolio zijn nuttig voor mobiele kpi borden en doeltracking.
-
Slack of Microsoft Teams kunnen meldingen tonen wanneer een grenswaarde wordt bereikt, zo ziet iedereen direct wat aandacht vraagt.
HubSpot koppelt met al deze apps via standaard integraties of de API. Voordelen: één klantbeeld zonder losse exports, automatische alerts in Slack of Teams, dashboards in Databox of Klipfolio die direct uit je CRM worden gevoed en makkelijke data doorstroom naar Looker Studio of Power BI. Resultaat: minder handwerk, snellere inzichten en minder kans op fouten.
Wat brengt HubSpot op dit gebied?
HubSpot maakt van KPI geen losse cijfers maar dagelijkse sturing. Je legt definities vast in het CRM, wijst eigenaars aan en zet doelen per team met goals. Vervolgens koppel je elke KPI aan de juiste brondata, zoals contacten, deals, tickets of campagnes. Alerts en meldingen zorgen dat je direct actie kunt nemen wanneer een grenswaarde wordt overschreden. Zo blijven KPI levend in de operatie in plaats van een maandelijkse terugblik.
HubSpot heeft een krachtige rapportagebouwer waarmee je rapporten maakt op contacten, deals, tickets en campagnes, maar ook cross object. Je bouwt funnels, attributierapporten, cohort en trendanalyses, zet doelen per team, deelt dashboards met rechten en verstuurt automatische email updates naar stakeholders. Filters, segmenten en datumvensters maak je per gebruiker of per team. Zo wordt rapporteren een vast onderdeel van sturen en niet alleen een maandelijkse export.
Daarbovenop biedt de rapportagebouwer precies wat je nodig hebt om op KPI te sturen. Je maakt rapporten over meerdere objecten, bouwt funnels voor doorstroom, attributierapporten voor kanaalbijdrage en cohort of trendanalyses voor ontwikkeling in de tijd. Je bundelt deze rapporten in dashboards per doelgroep, stelt rechten in, voegt korte beschrijvingen toe en verzendt automatische email updates naar stakeholders. Met filters en datumselecties per gebruiker ziet iedereen alleen wat relevant is. Resultaat: één waarheid, duidelijke focus en snellere beslissingen.
Zo pak je het aan
Start met de vraag, niet met de grafiek. Bepaal welk object je nodig hebt, zoals contact, deal, ticket of campagne, en welke properties tellen. Bouw daarna het juiste rapporttype. Denk aan een funnelrapport voor je pijplijn, een attributierapport voor kanaalbijdrage, of een service rapport voor responstijden en tevredenheid.
Bundel rapporten in een dashboard per doelgroep. Maak een directie dashboard met de North Star metric, omzet en retentie, een marketing dashboard met bereik, conversie en CAC (Customer Acquisition Cost), een sales dashboard met pijplijnkwaliteit en slagingspercentages, en een service dashboard met CSAT (Customer Satisfaction Score), NPS (Net Promoter Score) en CES (Customer Effort Score). Voeg beschrijvingen toe, stel e-mail updates in en gebruik alerts wanneer een waarde boven of onder de drempel komt. Zo wordt het dashboard een werkinstrument en niet alleen een plaatje.
Hoe helpt Bright Digital hiermee?
Bright Digital helpt om jouw strategie te koppelen aan dagelijkse sturing. We starten met een korte KPI scan waarin we doelen, definities en databronnen scherp zetten. Vervolgens ontwerpen we samen een KPI boom per fase van de klantreis, bepalen we ownership en stellen we normwaarden vast. Daarna richten we HubSpot in als centrale bron van waarheid. We maken velden en views op maat, bouwen workflows voor datakwaliteit en zetten dashboards neer die aansluiten op jullie overlegstructuur. Tot slot trainen we teams, documenteren we het werk in praktische playbooks en plannen we maandelijkse reviews. Het resultaat is helderheid, sneller leren en een organisatie die op data stuurt in plaats van op gevoel.
Klaar om te sturen op de juiste KPI en je groei te versnellen
Plan een scan via onze contactpagina. We brengen je belangrijkste stuurcijfers in kaart en leveren een concreet verbeterplan met quick wins en vervolgstappen.
