CASE STUDY

Magister Academy digitaliseert volledige klantreis met HubSpot

Voor wie

Magister

Branche

Software & IT, business services

Grootte

90 medewerkers

Expertises

HubSpot implementatie, HubSpot website, Automation

Over onze klant

Magister is een integraal platform dat alle leer- en werkprocessen ondersteunt voor scholen. Met dagelijks meer dan 2 miljoen gebruikers is het één van de grootste Nederlandse digitale diensten. Om docenten en schoolpersoneel te trainen in het gebruik van het systeem is er de Magister Academy, waar zowel op het trainingscentrum in Ede als online trainingen te volgen zijn. Daarnaast zijn maatwerk trainingen ook mogelijk.

De uitdaging

Magister.nl bestond voorheen uit een eenvoudige website in een verouderd CMS. Om reserveringen te verwerken, docenten voor de trainingen te plannen en cursisten te bereiken werden vooral veel Excel documenten en verschillende tools ingezet. Dit kostte ontzettend veel tijd, was foutgevoelig en moeilijk te beheren.

De wens vanuit Magister was om het volledige proces te vernieuwen, van een nieuwe website tot aan een automatische review e-mail na afloop van een training, tot het voorbereiden van de facturering. Na een onderzoekstraject en een inventarisatie van de eisen hebben we in kaart gebracht hoe we dit volledige proces in HubSpot konden gaan opbouwen.

Onze aanpak

Om het fundament goed neer te zetten, startten we met het uitwerken van de customer journey. Op basis daarvan werden drie duidelijke pijlers bepaald voor dit project: de inrichting van het HubSpot CRM, het ontwikkelen van een nieuwe website in HubSpot CMS, en het opzetten van slimme automatiseringen.

1. Inrichting van HubSpot CRM
Het CRM werd zo ingericht dat inschrijvingen en aanvragen automatisch verwerkt worden, inclusief bevestigingsmails, herinneringen en reviews. Ook zijn deals gekoppeld aan de juiste trainingen en scholen, worden aankopen direct doorgezet naar de financiële administratie en hebben docenten inzicht in deelnemers en communicatie vanuit het platform.

2. Nieuwe website in HubSpot CMS
We ontwikkelden een nieuwe website in het HubSpot CMS (tegenwoordig Content Hub) op basis van de huisstijl van Magister. De site biedt onder andere automatisch gegenereerde overzichten van beschikbare trainingen, aanmeldformulieren en dynamische content op de informatieve pagina’s. Ook de navigatiestructuur is verbeterd voor een optimale gebruikerservaring.

3. Slimme automatiseringen en workflows
We hebben meerdere workflows ingericht, waaronder automatische bevestigings- en herinneringsmails, notificaties bij volle trainingen, het meesturen van Teams-links bij online trainingen en het koppelen van factuurinformatie richting Salesforce en SAP.

Door intensief samen te werken en snel te schakelen is het project binnen 2,5 maand gerealiseerd, midden in de zomerperiode. Een mooi voorbeeld van hoe een multidisciplinair team samenkomt om complexe processen gebruiksvriendelijk én schaalbaar te maken.

Het resultaat

Na de inrichting van HubSpot CMS en CRM kon het team van Magister Academy zelfstandig aan de slag met het vullen van de website en het systeem. Met behulp van video-tutorials werden processen snel eigen gemaakt. Eén van de belangrijkste eisen was volledige controle over content en workflows, en dat is volledig gelukt. Door het team vroeg te betrekken in het ontwikkelproces werd adoptie vergemakkelijkt en konden ze direct meewerken aan optimalisatie.

Na de livegang zijn er nog enkele verbeteringen doorgevoerd, zodat het systeem volledig aansluit op de wensen van het team. Inmiddels werken alle betrokkenen in één centrale omgeving, wat zorgt voor rust en overzicht. Dankzij slimme automatiseringen zijn veel handmatige handelingen vervangen en is er direct tijdwinst geboekt. Ook levert HubSpot nu waardevolle data op over inschrijvingen, deelnemers en trainingen.

Die inzichten maken het mogelijk om continu te blijven verbeteren en trainingen beter aan te laten sluiten op de doelgroep. De livegang vond ruim op tijd plaats vóór de start van het nieuwe schooljaar, een harde deadline die zonder vertraging werd gehaald. Het project toont aan hoe een krachtig platform, gecombineerd met goede samenwerking, tot snel resultaat kan leiden. HubSpot fungeert nu als het kloppend hart van de Magister Academy-ervaring.

Door steeds snel kunnen schakelen met het team van Bright, hebben we de nieuwe site in nog geen 2,5 maand gerealiseerd (in de zomer!). De samenwerking met Bright was buitengewoon aangenaam. Hun constante beschikbaarheid en openheid zorgden ervoor dat geen enkele vraag of idee te veel was. Ze slaagden er telkens in om dit om te zetten naar oplossingen die perfect pasten bij Magister.

Annita Ivens

Manager Marketing & Sales Operations, Iddink Group

Wat Magister over Bright zegt: