Een succesvolle HubSpot implementatie begint met de juiste strategie én ervaren begeleiding. Of je nu overstapt van een ander CRM of marketingplatform, of HubSpot voor het eerst gaat gebruiken. De manier waarop je de implementatie aanpakt bepaalt of HubSpot straks écht voor je werkt.
In deze gids ontdek je stap voor stap hoe je HubSpot implementeert, welke valkuilen je kunt vermijden en waarom samenwerken met een ervaren HubSpot-partner het verschil maakt tussen ‘geïnstalleerd’ en ‘geadopteerd’.
Wat is een HubSpot implementatie precies?
Een HubSpot implementatie is het traject waarin HubSpot wordt ingericht, gekoppeld met andere applicaties en afgestemd op jouw commerciële processen. Dat betekent meer dan alleen een account aanmaken. Het gaat om het slim vertalen van je strategie naar workflows, data, integraties en rapportages.
Kort gezegd:
Een goede implementatie zorgt ervoor dat marketing, sales en service écht samenwerken vanuit één systeem.
Een implementatie kan verschillende onderdelen omvatten, afhankelijk van de doelen van jouw organisatie:
- CRM-migratie
- CRM design, inclusief data-model
- Sales pipeline inrichting
- Integraties met andere systemen (ERP, CMS, tools)
- Marketing automation en lead nurturing
- Dashboarding en rapportage
Bij Bright Digital kijken we niet alleen naar de technische inrichting, maar vooral naar de commerciële samenhang. Want een implementatie is pas geslaagd als HubSpot dagelijks waarde toevoegt aan je marketing- en salesteam.
Hoe verloopt een HubSpot implementatie stap voor stap?
Iedere organisatie is anders, maar een succesvolle implementatie volgt drie logische fases. Het verschil tussen een standaard setup en een strategische implementatie is dat de inrichting pas start na het solution & CRM design.
Fase 1: Solution design & fundament
We combineren strategie met structuur. Voor we iets instellen ontwerpen we eerst hoe HubSpot moet werken voor jouw organisatie. Deze fase splitsen we op in 2 delen:
1.1 solution & CRM design
- Procesanalyse van marketing, sales en service
- Datastromen en systemen in kaart brengen
- Doelarchitectuur voor klantbeeld en rapportage
- Functioneel ontwerp: pipelines, properties, objectstructuur
- Automatiseringen en datakoppelingen bepalen
- KPI- en dashboardontwerp
Het ontwerp wordt vastgelegd als blauwdruk. Zo weet iedereen wat er gebouwd wordt en waarom.
1.2 basisconfiguratie & set-up
- HubSpot account set-up en rechtenstructuur
- AVG-compliance, datavalidatie en naming conventions
- Import van CRM-data
- Basisinstellingen voor Marketing, Sales of Service Hub
Resultaat fase 1:
Een doordachte, schaalbare HubSpot-omgeving die past bij je commerciële processen.
Fase 2: integratie & optimalisatie
- Koppelingen met ERP, CMS, e-mail en collaboration tools
- Workflows en automatiseringen opzetten
- Dashboards en rapportages bouwen
- Training van super users en key stakeholders
Tip: vaak gebruiken we Operations Hub voor slimme datasync en deduplicatie. Ideaal bij meerdere systemen.
Resultaat fase 2:
Een geïntegreerd platform dat inzicht, overzicht en snelheid oplevert.
fase 3 – adoptie & groei
- Gefaseerde onboarding van teams
- Evaluatie van processen en KPI’s
- Doorlopende optimalisatie en kennisoverdracht
- AI-toepassingen met HubSpot’s Breeze-technologie
Resultaat fase 3:
HubSpot is ingebed in je organisatie, teams werken datagedreven en de omgeving groeit mee.
2. Welke strategische vraagstukken beïnvloeden de HubSpot implementatie?
Een HubSpot implementatie staat vaak niet op zichzelf. Waarschijnlijk is HubSpot onderdeel van bredere vraagstukken rondom digitale transformatie of de groeistrategie van jouw organisatie. Als dat zo is, spelen er mogelijk meerdere trajecten die goed op elkaar afgestemd moeten worden. De volgende vraagstukken of trajecten hebben invloed op de HubSpot implementatie:
- Ontwikkelen van een groeistrategie en de bijbehorende doelen
- Internationale uitbreiding van je organisatie
- Aanpassingen in of uitwerking van marketing-, sales- en/of serviceprocessen
- Redesign van de huisstijl
- Website redesign
- Het opzetten van een (inbound) marketingstrategie (inclusief de ontwikkeling van buyer persona’s en buyer journeys)
Het kan slim zijn om de HubSpot implementatie parallel of opvolgend aan dit soort trajecten te laten lopen, zodat de inrichting van je HubSpot account optimaal is afgestemd op jouw nieuwe strategie, proces en branding.
3. Wie betrek je bij de HubSpot implementatie?
Over het algemeen geldt dat hoe meer mensen betrokken zijn bij een project, hoe langer de doorlooptijd is. Het is daarom slim om onderscheid te maken tussen ‘leaders’ en ‘followers’: welke mensen in jouw organisatie zijn bepalend voor de manier waarop jullie HubSpot gaan gebruiken? Het is slim om deze toekomstige super users te betrekken bij de implementatie. Zo leg je ook een sterke basis voor HubSpot buy-in binnen de organisatie.
Verder zijn er een aantal rollen die eigenlijk altijd wel in meer of mindere mate betrokken zijn bij een HubSpot implementatie:
- CRM-owner: voor datamigratie en portalbeheer
- Marketingverantwoordelijke: voor campagnes en automation
- Salesmanager: voor pipeline-inrichting en processen
- Webbeheerder: voor tracking en integratie van formulieren
- Legal / AVG-coördinator: voor databeveiliging en privacy
- IT-verantwoordelijke: voor het plotten van HubSpot in de rest het IT-landschap
4. Wat zijn jouw doelen voor de implementatie?
Juist omdat er met HubSpot zoveel mogelijk is, is het goed om vooraf heldere doelen te stellen voor de implementatie. Voor jezelf, je interne organisatie en eventuele externe hulptroepen. Zo voorkom je dat je steeds weer nieuwe dingen blijft oppakken en het moment waarop HubSpot daadwerkelijk zijn vruchten afwerpt steeds verder vooruit schuift. Maak eventueel subdoelen om een groot implementatietraject op te delen in fases. Dit maakt het makkelijker om het succes van je HubSpot implementatie te meten. Bijvoorbeeld:
FASE 1:
Over 4 weken heeft mijn volledige team toegang tot een basic ingericht HubSpot account.
Fase 2:
Over 10 weken worden zowel nieuwe contacten als bestaande contacten in HubSpot opgeslagen, in lijn met ons AVG beleid en gesynchroniseerd met onze andere systemen.
Fase 3:
Over 3 maanden werken mijn voltallige commerciële team samen in HubSpot volgens een duidelijk vastgelegd proces.
Waarom kiezen organisaties voor Bright Digital als implementatiepartner?
Bright Digital is niet zomaar een HubSpot-partner. Als HubSpot Elite Partner behoren we tot de top 1% van partners wereldwijd. Dat betekent directe toegang tot HubSpot’s internationale kennis, trainingen en productteams. Zo profiteren onze klanten van de nieuwste innovaties en best practices uit de wereldwijde HubSpot-community.
We zijn een strategische implementatiepartner die de brug slaat tussen marketing, sales en technologie. We combineren meer dan twintig jaar ervaring in commerciële processen met diepgaande HubSpot-expertise.
Onze kracht:
- Meer dan 150 succesvolle HubSpot-implementaties in Nederland en Europa
- Ervaren consultants met zowel marketing- als salesachtergrond
- Specialisten in complexe integraties en connected CRM
- Gecertificeerd HubSpot Solutions Partner
- Branchespecifieke ervaring in maakindustrie, zakelijke dienstverlening en IT
- Wij implementeren niet alleen HubSpot, we zorgen dat het werkt voor jouw business.
Daarnaast onderscheiden we ons door adoptie en groei: we trainen jouw teams, bouwen samen dashboards en helpen om HubSpot te laten meegroeien met je organisatie.
Veelvoorkomende valkuilen bij HubSpot implementatie
-
Te groot beginnen.
Start lean & mean. Richt eerst één Hub goed in voordat je alles tegelijk wilt doen. -
Gebrek aan interne betrokkenheid.
Zonder super users of duidelijke rolverdeling stokt de adoptie. -
Geen duidelijke doelen.
Zonder KPI’s wordt de implementatie een oneindig project. -
Techniek boven strategie.
HubSpot is een middel, geen doel. Begin met de commerciële strategie. -
Data zonder context.
Slechte data-migratie zorgt later voor slechte beslissingen.
Bright helpt je deze valkuilen te vermijden, met een bewezen aanpak waarin strategie, data en technologie hand in hand gaan.
Hulp nodig bij jouw HubSpot implementatie?
Elke organisatie is anders. Daarom helpen we je graag met een implementatie die écht past bij jouw processen, doelen en groeiambities.
Plan een gratis implementatiecheck met één van onze specialisten. Samen bekijken we hoe jouw ideale HubSpot-omgeving eruit moet komen te zien, welke stappen nodig zijn en hoe snel je live kunt.
