Wat is CRM migratie?
Een CRM migratie is het proces waarbij je klantgegevens, contacten, bedrijven, deals en andere belangrijke data verplaatst van je huidige CRM-systeem naar een nieuw CRM-platform. Steeds meer organisaties kiezen ervoor om te migreren naar HubSpot CRM, vanwege de gebruiksvriendelijkheid, krachtige functies en naadloze integraties.
In dit artikel leggen we uit waarom migreren naar HubSpot interessant is, welke stappen je doorloopt bij een CRM migratie en hoe je dit succesvol aanpakt. Zo ben je klaar voor een soepele overstap zonder dataverlies of onderbrekingen.
Waarom CRM migreren naar HubSpot?
HubSpot CRM is één van de snelst groeiende CRM-platformen wereldwijd. Dit heeft goede redenen:
-
Gebruiksvriendelijk en intuïtief: HubSpot heeft een overzichtelijke interface die snel aan te leren is, wat adoptie binnen je organisatie stimuleert.
-
Sterke integraties: Het CRM integreert gemakkelijk met tools voor marketing, sales en service.
-
Schaalbaarheid: HubSpot groeit mee met je organisatie, van start-ups tot grote bedrijven.
-
Datagedreven inzichten: Dankzij slimme dashboards en rapportages krijg je grip op je klantdata en salesprocessen.
Veel organisaties migreren omdat ze vastlopen in verouderde CRM-systemen of juist behoefte hebben aan betere automatisering en klantinzichten.
Wat houdt een CRM migratie in?
Een CRM migratie betekent meer dan alleen data overzetten. Je brengt meerdere soorten informatie in kaart en zorgt dat deze naadloos in het nieuwe systeem werkt.
Welke data migreer je?
-
Contactpersonen en bedrijven
-
Deals en verkoopkansen
-
Tickets en klantenservice data
-
Custom properties (aangepaste velden)
-
Activiteiten en communicatiegeschiedenis
Typische uitdagingen
-
Data inconsistentie en duplicaten
-
Verschillende datamodellen tussen systemen
-
Compleetheid en betrouwbaarheid van data
-
Impact op lopende sales en marketing processen
Een gestructureerde aanpak voorkomt problemen en zorgt dat je meteen vanaf dag één goed kunt werken.
HubSpot’s CRM migratieproces uitgelegd
HubSpot heeft een helder migratieproces dat je helpt gestructureerd te werk te gaan:
1. Voorbereiding en analyse
Je begint met een grondige inventarisatie van je huidige CRM-data en processen. Welke data is relevant? Wat moet opgeschoond of aangepast worden?
2. Data mapping en schoonmaak
Vervolgens maak je een duidelijke mapping: welke velden in je oude systeem corresponderen met velden in HubSpot? Dit is cruciaal om data correct te importeren. Tevens verwijder je dubbele of verouderde data.
3. Import en validatie
Met HubSpot’s import tools (of externe tools) laad je je data in. Daarna controleer je of alles goed overgekomen is: zijn contacten compleet? Kloppen deals en statussen?
4. Testen en optimaliseren
Voordat je volledig live gaat, test je workflows, rapportages en integraties. Zo voorkom je verrassingen in het dagelijks gebruik.
5. Live gaan en nazorg
Na de livegang monitor je het gebruik, los je eventuele issues op en train je gebruikers waar nodig.
Hoe bereid je je voor op een succesvolle CRM migratie?
Een goede voorbereiding is essentieel om je migratie soepel te laten verlopen. Let op de volgende punten:
-
Data audit en opschonen: Zorg dat je oude data actueel, compleet en vrij van fouten is. Verwijder duplicaten en dubbele records.
-
Identificeer essentiële data: Niet alles hoeft direct mee; focus op data die impact heeft op sales, marketing en service.
-
Stakeholders betrekken: Zorg dat alle betrokken teams (sales, marketing, IT) input geven en op de hoogte zijn van het proces.
-
Back-up: Maak een veilige back-up van alle data voor het geval er iets misgaat.
Best practices voor CRM migratie naar HubSpot
Om je migratie soepel te laten verlopen, helpen deze tips:
-
Maak gebruik van de juiste tools: HubSpot heeft eigen importmogelijkheden, maar voor complexe migraties zijn tools zoals Data2CRM of Import2 handig.
-
Automatiseer waar mogelijk: Denk aan workflows, maar blijf controle houden over data kwaliteit.
-
Documenteer het proces: Houd alle stappen en keuzes bij zodat je later gemakkelijk kunt terugvinden wat je hebt gedaan.
-
Train je gebruikers: Zorg voor voldoende ondersteuning en uitleg zodat iedereen HubSpot optimaal gebruikt.
-
Kies de juiste migratiestrategie: Afhankelijk van je situatie kies je voor een gefaseerde migratie of een ‘big bang’ livegang.
Vanuit welke CRM-systemen kun je migreren naar HubSpot?
HubSpot ondersteunt migraties vanuit vrijwel elk CRM-systeem. Of je nu werkt met een populair platform of een maatwerksysteem, in de meeste gevallen is een overstap mogelijk. Hieronder een overzicht van veelvoorkomende CRM’s waaruit bedrijven succesvol zijn gemigreerd naar HubSpot:
1. Salesforce
Salesforce is één van de meest voorkomende systemen waaruit organisaties migreren. Hoewel Salesforce uitgebreide mogelijkheden biedt, is het vaak complex in gebruik. Bedrijven kiezen voor HubSpot vanwege de eenvoud, lagere kosten en de alles-in-één aanpak.
Tip: HubSpot biedt een native integratie met Salesforce. Ideaal als je gefaseerd wilt overstappen of een tijdelijke koppeling nodig hebt.
2. Microsoft Dynamics 365
Veel B2B-organisaties stappen over van Dynamics naar HubSpot vanwege de gebruiksvriendelijkheid, betere marketing automation en eenvoudiger beheer. De datamapping vereist wat aandacht, maar de migratie is goed te begeleiden.
3. Zoho CRM
Zoho-gebruikers kiezen vaak voor HubSpot als ze willen opschalen of meer datagedreven marketing en sales willen inzetten. Dankzij exportmogelijkheden in Zoho is de migratie relatief eenvoudig.
4. Pipedrive
Pipedrive is populair bij kleine teams, maar schiet tekort bij groei. HubSpot is dan de logische volgende stap, vooral vanwege de uitgebreidere marketingtools en rapportages.
5. Insightly, Nimble, Copper (voor Google Workspace)
Deze CRM’s zijn vooral geschikt voor kleinere organisaties. Bij groei ontstaat behoefte aan een robuuster en breder inzetbaar platform. HubSpot biedt dan meer mogelijkheden zonder aan gebruiksgemak in te boeten.
6. Excel-bestanden of custom databases
Sommige bedrijven gebruiken (nog) geen officieel CRM en beheren klantdata in Excel, Google Sheets of eigen systemen. Ook vanuit deze bronnen kun je migreren naar HubSpot. Via HubSpot’s importtools of maatwerkmigraties is dit goed te organiseren.
Veelgestelde vragen over CRM migratie
1. Hoe lang duurt een CRM migratie gemiddeld?
Dat hangt af van de complexiteit en hoeveelheid data, maar reken op enkele weken tot enkele maanden.
2. Wat als niet alle data migreert?
Niet alle data hoeft mee; focus op relevante en bruikbare data. Voor overige data kun je eventueel archieven behouden.
3. Kun je meerdere CRM-systemen tegelijk migreren?
Ja, dat kan, maar het vereist een zorgvuldige planning en extra data mapping.
4. Wat kost een CRM migratie?
De kosten variëren sterk en zijn afhankelijk van datavolume, complexiteit en of je externe hulp inschakelt.
Conclusie
Een CRM migratie naar HubSpot is een slimme investering in de toekomst van je sales- en marketingprocessen. Door je data goed voor te bereiden, gebruik te maken van HubSpot’s migratieproces en best practices te volgen, maak je de overstap zo soepel mogelijk.
Wil je weten hoe wij jouw CRM migratie kunnen begeleiden? Neem contact op met onze HubSpot-experts en start jouw digitale transformatie vandaag nog!
