CASE STUDY

Een geautomatiseerde recruitmentflow voor efficiënte vacature en sollicitatieverwerking

Voor wie

Processionals

Expertises

HubSpot integraties, HubSpot development, Content Hub

Over onze klant

Processionals is dé expert in het werven, selecteren, begeleiden en opleiden van technisch personeel in de procesindustrie. Met vestigingen in Amsterdam, Apeldoorn, Eindhoven en Rotterdam bedienen zij klanten door heel Nederland. Hun succes schuilt in vergaande specialisatie en een betrokken, relationele aanpak. Processionals streeft ernaar bedrijven te ondersteunen bij groei en ontwikkeling door de juiste technische professionals te matchen met de behoeften van hun klanten.

De uitdaging

Processionals maakt voor hun vacatures en sollicitanten gebruik van het Applicant Tracking System (ATS) Mysolution, dat is ontwikkeld bovenop Salesforce. Daarnaast gebruiken ze HubSpot voor zowel marketingactiviteiten als de website. Een belangrijke vereiste was dat de vacatures uit Mysolution beschikbaar zouden zijn in HubSpot, zodat ze gebruikt kunnen worden voor dynamische pagina's op de website. Daarnaast moesten de sollicitaties op deze vacatures worden teruggekoppeld aan Mysolution.

Onze aanpak

Een geautomatiseerde vacature- en sollicitatieflow

Om aan de behoeften van Processionals te voldoen hebben we een integratie ontwikkeld die periodiek vacatures ophaalt uit Mysolution en synchroniseert met HubSpot. Deze integratie zorgt voor het aanmaken, bijwerken of verwijderen van vacatures in HubSpot, afhankelijk van de wijzigingen in Mysolution. Op basis van specifieke criteria worden de vacatures tevens automatisch gepubliceerd via externe platforms naar verschillende jobboards. Daarnaast wordt er middels coördinaten een geolocatie bepaald, zodat vacatures op de website van Processionals gefilterd kunnen worden op afstand.

Voor het sollicitatieproces bevat de integratie een geautomatiseerd proces waarbij er na het indienen van een sollicitatieformulier een sollicitant op de website van Processionals wordt aangemaakt in Mysolution. Indien aanwezig wordt ook het CV van de sollicitant automatisch toegevoegd. Dit zorgt ervoor dat sollicitaties efficiënt worden geregistreerd en beheerd in Mysolution, wat het sollicitatieproces voor Processionals vereenvoudigt en versnelt.

Het resultaat

Door de integratie van Mysolution met HubSpot heeft Processionals nu een gestroomlijnde en efficiënte recruitmentworkflow. De belangrijkste resultaten zijn als volgt:

Geautomatiseerde vacaturepublicatie: Vacatures worden nu automatisch gesynchroniseerd tussen Mysolution en HubSpot, wat zorgt voor een actuele en consistente weergave op de website en externe vacaturebanken zoals de Nationale Vacaturebank en Indeed.
Verbeterde sollicitatieverwerking: Sollicitaties via de website worden direct verwerkt en doorgestuurd naar Mysolution, inclusief cv en relevante kandidaatgegevens. Dit bespaart tijd en minimaliseert handmatige invoer.
Slimme filtering op afstand: Door de toevoeging van geolocatiegegevens kunnen vacatures op de website eenvoudig gefilterd worden op afstand, wat de zoekervaring voor kandidaten verbetert.
Betere samenwerking en overzicht: Het recruitmentteam heeft nu meer grip op het sollicitatieproces door realtime inzichten in vacaturestatussen, sollicitaties en publicaties. Dit leidt tot een efficiënter en transparanter proces.

Wij werken nu een aantal maanden samen met Bright Digital voor de realisatie en onboarding van onze nieuwe website. Bright beschikt over de juiste mensen die goed naar onze wensen luisteren én deze kunnen visualiseren in super toffe website designs! Met de kennis en kunde die ze in huis hebben, zijn ze voor ons de perfecte partner.

Rianne Groot Roessink

Content Marketeer, Processionals

In het ATS beheren onze Recruitment Consultants onder meer hun vacatures en worden die middels de koppeling direct op de juiste manier op de website getoond, zonder dat zij er extra tijd aan kwijt zijn. Procestechnici kunnen op een gebruiksvriendelijke manier hun potentiële nieuwe droombaan vinden en hun sollicitaties komen vervolgens weer direct op de juiste plek in Mysolution terug!

Ilse Janssen-Vermeulen

Marketing Manager

Wat Processionals over Bright zegt: