STUDY CASE
Sneller vacatures vinden dankzij de HubSpot ATS-integratie
De oplossing
Na een gedegen verkenning van de functionaliteiten en integratiemogelijkheden van Greenhouse werd snel de conclusie getrokken dat de API van Greenhouse op veel vlakken heel sterk is, maar dat het technisch niet mogelijk is om een filterfunctionaliteit te realiseren op basis van die API. Door deze beperking was het niet mogelijk om een overzicht te creëren waarbij de gebruiker kan filteren tussen bijvoorbeeld locatie, afdeling of ervaring. Dit was wel een belangrijke vereiste voor CLEVR, aangezien ze gemiddeld meer dan veertig vacatures hebben.
Om dit probleem te tackelen heeft het development team van Bright Digital besloten een integratie te realiseren tussen Greenhouse en HubSpot. Greenhouse heeft een Jobboard API waarmee gemakkelijk alle gepubliceerde vacatures opgehaald kunnen worden. Door deze API aan te spreken is direct alle meta-informatie van een vacature beschikbaar, zoals de locatie, benodigde ervaring en afdeling. Voor de dataopslag is gekozen voor HubSpot’s HubDB. Dit is een relationele database binnen HubSpot waarin gemakkelijk data, die verder los staat van het CRM-systeem, opgeslagen kan worden.
Verschillende typen kolommen kunnen worden aangemaakt waarmee als het ware ‘velden’ worden geregistreerd. Dit kunnen tekstvelden zijn, maar ook dropdowns, multiselects, afbeeldingen, JSON en zelfs rijen uit een tweede HubDB waardoor het gemakkelijk wordt om relaties te leggen tussen verschillende tabellen. Verder is de HubDB API van HubSpot dusdanig krachtig dat de API uitermate geschikt is om overzichten te maken via geavanceerde filtering. Hierdoor is het de ideale oplossing voor micro-applicaties binnen het CMS.
De uitwerking
HubDB
De integratie die Bright Digital voor CLEVR heeft gerealiseerd haalt ieder uur alle beschikbare en gepubliceerde vacatures vanuit Greenhouse op en controleert vervolgens of er vacatures zijn die moeten worden toegevoegd, geüpdatet of binnen de HubDB tabel moet worden verwijderd.
Daarnaast controleert de integratie voor iedere vacature of deze een waarde bevat die nog niet beschikbaar is in een van de dropdowns of multiselects. Om ervoor te zorgen dat die nieuwe waarde ook wordt opgeslagen wordt de HubDB API gebruikt om een nieuwe optie toe te voegen aan de dropdown (of multiselect) en wordt daarna de vacature toegevoegd als nieuwe rij in de HubDB-tabel.
CMS
In het CMS is een nieuwe module gerealiseerd op basis van React. Met React kan een interactief overzicht worden gerealiseerd waarbij de pagina niet opnieuw geladen hoeft te worden in het geval dat men een keuze heeft gemaakt in bijvoorbeeld de filter. De pagina updatet direct zodra een gebruiker een handeling uitvoert.
Nu spreekt deze module de HubDB API aan en worden in eerste instantie alle vacatures opgehaald. Zodra een gebruiker de filterfunctionaliteit gebruikt wordt opnieuw de HubDB API aangesproken om gefilterde resultaten op te halen. Dankzij de functionaliteiten van de HubDB API kunnen complexe resultaten worden gegenereerd. De gebruiker kan hierdoor verschillende filters combineren om de gewenste vacatures op te halen.
